§1

Zbiory Archiwum Karla Dedeciusa mogą być bezpłatnie wykorzystywane w badaniach i pracy naukowej, literackiej i publicystycznej.
Oplaty pobierane są za uslłgi specjalne, jak: kopiowanie, fotografowanie, czy też wykorzystywanie kopii i fotografii.

§2

Informacje o godzinach otwarcia archiwum, aktualnych cenach kopii i fotografii, jak również zasadach użytkowania i wysokości opłat za użytkowanie materiałów ikonograficznych znajdują się w załączniku.

§3

Użytkowników uprasza się o uprzednie pisemne poinformowanie Archiwum o przewidywanym czasie pobytu i wykorzystywanych materiałach.

§4

Każdy użytkownik jest zobowiązany do zarejestrowania się w Archiwum. Aby korzystańćze zbiorów archiwalnych, należy wypełnić zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego, określić cel pracy i okazać dowod osobisty lub paszport. Użytkownik wypełnia formularz zgłoszeniowy i podpisuje go.

§5

Obowiązują karty biblioteczne Biblioteki Uniwersyteckiej lub Biblioteki Collegium Polonicum. W przypadku braku karty, zostanie ona wystawiona. Obowiązuje regulamin Biblioteki Uniwersyteckiej.

§6

Każdorazowo przy wejściu do czytelni użytkownik zobowiązany jest do zrejestrowania się w książce użytkowników. Każdorazowe opuszczenie czytelni należy zaznaczyć w książce odpowiednim wpisem.

§7

W przypadku kilkudniowego pobytu należy przynajmniej w przededniu wyjazdu poinformować pracowników Archiwum o terminie zakończenia pracy.

§8

Dla każdej jednostki archiwalnej należy wypełnic rewers i złożyć go w Archiwum.

§9

Materiały, manuskrypty, listy itp. od osób żyjących mogą zostać udostępnione wyłącznie za zezwoleniem tej osoby. Dotyczy to także przypadków, w których adresat listu jest osobą żyjącą. Zezwolenia należy przedłożyć Archiwum w formie pisemnej.

§10

Archiwum udziela ustnej i pisemnej informacji na podstawie zbiorów i katalogu, o ile umożliwia to tok pracy i sytuacja personalna.

§11

Archiwum nie odpowiada za szkody, powstałe w wyniku niewłaściwego, niepełnego, zaniechanego lub opóˇnionego wykonania usług.

§12

Wydawane będą wyłącznie te jednostki archiwalne, które są niezbędne do pracy na określony w zgłoszeniu temat, i które zostały zamówione przez wypełnienie rewersu.

§13

Doktoranci i studenci zamierzający wykorzystać materiały archiwalne w pracach magisterskich, dyplomowych, lub dysertacjach, powinni przedłożyć rekomendację nauczyciela akademickiego.

§14

Udostępnienie części zbiorów i pojedynczych jednostek archiwalnxch (materiałów szczególnie cennych, uszkodzonych, itp.) podlega ograniczeniu.

§15

Do pracy z materiałymi archiwalnymi użytkownicy otrzymują do dyspozycji kabiny, znajdujące się w Bibliotece Collegium Polonicum. Klucz do kabiny użytkownik pobiera przy ladzie bibliotecznej od dyżurującego bibliotekarza, po uprzednim wypełnieniu odpowiedniego formularza zgłoszeniowego.

§16

Użytkownik jest zobowiązany do zamknięcia kabiny na klucz, nawet w przypadku chwilowego jej opuszczenia. Przed wyjściem z czytelni klucz od kabiny należy oddać dyżurującemu bibliotekarzowi. (Załącznik 4 Regulaminu Biblioteki Collegium Polonicum).

§17

Materiały mogą znajdować się w kabinie do godziny 15.45. Klucz od kabiny, jak również wszystkie wypożyczone materiały muszą być zwrócone w stanie nienaruszonym pracownikowi Archiwum. Pracownik Archiwum sprawdza w obecności użytkownika stan i ilość zwracanych materiałów.

§18

Z wypożyczonymi materiałmi należy obchodzić się szczególnie ostrożnie. Należy je zwrócić uporządkowane według ustalonej kolejności. Materiały te są zwykle niepowtarzalne, dlatego należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby wszelkie rękopisy i druki byąy uóywane wyłącznie w przeznaczonych do tego celu kabinach.

§19

Użytkownik jest zobowiązany natychmiast zgłosić pracownikowi Archiwum wszelkie uszkodzenia i wady wypożyczonych jednostek archiwalnych. Jeżeli zgłoszenie nie nastąpi, zakłada się, że użytkownik otrzymał materiały w stanie nienaruszonym.

§20

Zabrania się: wyjmowania, podkreślania, przekreślania, wycierania, wycinania, fotografowania itp. Materiłly nie mogą być wynoszone z kabiny w czytelni Biblioteki Collegium Polonicum. Zwrot materiaąów jest kwitowany wręczeniem użytkownikowi kopii rewersu przez pracownika Archiwum.

§21

Zabrania się używania piór, flamastrów i długopisów (ołówki można wypożyczyć przy ladzie bibliotecznej)

§22

Zabranie się również: zamieszczania notatek, uwag i znaków na materiałach archiwalnych, sporządzania notatek na papierze położonym bezpośrednio na archiwaliach, odkładania książek na wypożyczonych materiałach, dotykania ozdób książek pochodzących ze zbiorów archiwalnych i czynienia przerw w tekście (otarcia grzbietu książki, plamy z wody na papierze).

§23

Należy zaniechać rozchylania śiła ściśle zszytych tomów, jak równiez wkładania zapisanych kart i wszelkiego rodzaju przedmiotów pomiedzy materialy archiwalne.

§24

Nie wolno zmieniać pierwotnej kolejności kart, nawet jeżeli zostanie ona uznana za nieprawidłową (uwagi dotyczące błędów w opisie lub uporządkowaniu kart należy zgłaszać pracownikom Archiwum).

§25

Zezwolenie na korzystanie ze zbiorów archiwalnych nie jest jednoznaczne z zezwoleniem na ich publikację. Wykorzystanie materiałów archiwalnych w publikacjach wymaga zgody archiwum. Dotyczy to zarówno publikacji materialów oryginalnych, jak równiez ich fragmentów w postaci cytatów. Wniosek o udzielenie zezwolenia na publikację należy złożyć na przewidzianym do tego celu formularzu. Obowiązek zasięgnięcia zezwolenia obejmuje publikację we wszelkiego rodzaju mediach, także na elektronicznych nośnikach danych i w sieci. W przypadku wykroczenia przeciwko temu postanowieniu użytkownik może otrzymać zakaz korzystania ze zbiorów archiwalnych. W stosunku do użytkownika mogą być zgłaszane dalsze roszczenia, w szczególności roszczenia o odszkodowanie. W przypadku materiałów archiwalnych objętych ochroną praw autorskich do wniosku o zezwolenie na publikację musi być dołączone zezwolenie osoby upoważnionej (autora/twórcy, jego spadkobierców, lub innych następców prawnych i posiadaczy prawa). Użytkownik ponosi pełną osobistą odpowiedzialność za zachowanie tych praw.

§26

Po opublikowaniu pracy opartej na materiałach archiwalnych użytkownik jest zobowiązany niezwłocznie przesłać jeden bezpłatny egzemplarz Uniwesytetowi Europejskiemu Viadrina. Dotyczy to także ponownych wydań i póˇniejszych opracowań.

§27

We wszelkiego rodzaju publikacjach należy wymienić Uniwersytet Europejski Viadrina jako właściciela materiałów archiwalnych.

§28

Zamówienia na reprodukcję materiałów archiwalnych należy składać na formularzu, wyłożonym przy ladzie bibliotecznej.

§29

Udzielając zezwolenia na odpis/kopię lub publikację materiałów archiwalnych Archiwum nie traci prawa do samodzielnego opracowywania materiałów we wszelkiej formie i wydawania zezwolenia na korzystanie z nich innym osobom.

§30

Reprodukcja mechaniczna materiałów archiwalnych (fotografowanie, sporządzanie kopii, itd.) podlega ograniczeniom. Zabrania się całościowego kopiowania większych objętościowo manuskryptów i serii listów. W wyjątkowych sytuacjach, np. w przypadku edycji dzieł zebranych, wydawane będą odrębne zezwolenia.
Kopie przeznaczone są wyłącznie na użytek prywatny. Użytkownik powinien zapewnić, że wykorzysta on je tylko w zadeklarowanym przezeń celu i nie przekaże ich osobom trzecim. Kopie i fotografie mogą być sporządzane wylącznie przez pracowników Archiwum/ Biblioteki.

§31

W pewnych przypadkach korzystanie z materiałów archiwalnych może odbywać się na specjalnych zasadach. Dotyczy to, m.in.: wystawiania materiałów archiwalnych i wypożyczania ich na wystawy; edycji i edycji faksymilowych rękopisów; korzystania ze zbiorów szczególnie cennych, a także ze zbiorów grafiki i fotografii; sporządzania i powielania fotografii i kopii przez użytkownika lub na zlecenie użytkownika w celach zarobkowych; zamawiania zbiorów archiwalnych w celu sporządzenia matryc reprintowych. W tych i innych przypadkach, nie nazwanych w Regulaminie Biblioteki i Regulaminie specjalnym, należy porozumieć się z Archiwum.

§32

Regulamin specjalny Archiwum Karla Dedeciusa obowiązuje po ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Uniwersytetu.