§1

Die Bestände des Vorlasses des Karl Dedecius Archivs können für wissenschaftliche, literarische oder publizistische Arbeiten und Studien kostenlos genutzt werden.
Entgelte oder Gebühren werden für gesonderte Leistungen wie Kopien, Fotos und deren Nutzung erhoben.

§2

Über die Öffnungszeiten des Archivs, die gültigen Kopier- und Fotopreise sowie über die Nutzungsgebühren und Bedingungen für Bildvorlagen (Abbildungen) gibt ein diesen Benutzungsbedingungen beigefügtes Blatt Auskunft.

§3

Die Benutzerinnen und Benutzer werden gebeten, möglichst vor ihrer Ankunft die voraussichtliche Dauer des Aufenthalts sowie Ihre Benutzungswünsche schriftlich mitzuteilen.

§4

Jeder Benutzer meldet sich im Archiv an. Für die Benutzung ist die Anmeldung auf einem gesonderten Formular unter der Angabe des Benutzungszwecks und Vorlage des Personalausweises oder Passes erforderlich. Er füllt den Benutzungsantrag aus und unterschreibt ihn.

§5

Es gelten die Benutzerausweise der Universitätsbibliothek oder der Bibliothek des Collegium Polonicum. Wenn kein Benutzerausweis vorliegt, wird ein Bibliotheksausweis ausgestellt. Es gelten die entsprechenden Benutzungsordnungen der UB.

§6

Der Benutzer trägt sich bei jedem Besuch des Lesesaals in das Benutzerbuch des Archivs ein und beim Verlassen wieder aus dem Benutzerbuch aus.

§7

Bei mehrtägigen Aufenthalten soll dem Archiv schon am Vortag die Abreise bekannt gegeben werden.

§8

Für jede Handschrift ist ein gesonderter Bestellzettel auszufüllen und im Archiv abzugeben.

§9

Materialien, Manuskripte, Briefe etc. von noch lebenden Personen können nur zugänglich gemacht werden, wenn die Betreffenden das gestatten. Gleiches gilt für noch lebende Empfänger von Briefen. Entsprechende schriftliche Genehmigungen müssen dem Archiv vorgelegt werden.

§10

Das Archiv erteilt aufgrund seiner Kataloge und Bestände mündlich und schriftlich nach Möglichkeit Auskunft, soweit es seine Arbeits- und Personalsituation gestatten.

§11

Das Archiv haftet nicht für Schäden, die durch unrichtige, unvollständige, unterbliebene oder zeitlich verzögerte Dienstleistungen entstanden sind.

§12

Zur Benutzung werden nur die Archivalien ausgegeben, die zur Arbeit in dem in Benutzungsantrag benannten Thema benötigt werden und mit dem Leihschein bestellt worden sind.

§13

Doktoranden und Studierende, die Archivalien für Examens-, Diplom- oder Magisterarbeiten oder Dissertationen benutzen wollen, sollen eine Empfehlung ihres akademischen Lehrers vorlegen.

§14

Bestimmte Bestandsgruppen und Einzelstücke (Zimelien, Objekte in gefährdetem Erhaltungszustand) unterliegen Benutzungsbeschränkungen.

§15

Dem Benutzer werden für die Einsicht der Archivmaterialien in der Bibliothek nummerierte Kabinen angeboten. Den Schlüssel erhält er von dem diensthabenden Bibliothekar am Tresen in der Bibliothek und füllt dafür ein gesondertes Formular aus.

§16

Diese Kabine ist vom Benutzer auch beim kurzzeitigen Verlassen zu verschließen und bei Verlassen des Lesesaals ist der Kabinenschlüssel bei der Lesesaalaufsicht abzugeben. (Anlage 4 der Benutzerordnung des CP)

§17

In der Kabine können die Materialien bis 15 Minuten vor 16.00 Uhr benutzt werden. Die Rückgabe der vollständigen und unversehrten Materialien und des Schlüssels für die Kabine erfolgt persönlich an einen Mitarbeiter des Archivs. Benutzer und Mitarbeiter überzeugen sich gemeinsam von der Vollständigkeit der entliehenen Materialien.

§18

Mit den ausgegebenen Materialien ist besonders sorgfältig und schonend umzugehen. Sie sind in der vorgelegten Ordnung zurückzugeben. Da sie in der Regel einmalig und unersetzbar sind, ist insbesondere darauf zu achten, dass alle Handschriften und Drucke nur in den für das Archiv gekennzeichneten Kabinen benutzt werden.

§19

Der Benutzer meldet sofort Schäden und Mängel, die er bemerkt. Erfolgt keine Meldung, wird davon ausgegangen, dass er die Materialien in einwandfreiem Zustand erhalten hat.

§20

Jedes Entnehmen, An-, Unter- und Durchstreichen, Radieren, Ausschneiden und Fotografieren u. ä. ist untersagt. Die Materialien dürfen nicht aus den Kabinen im Lesesaal des CP entfernt werden. Die Rückgabe wird mit der Durchschrift des Leihscheines im Beisein des Archivmitarbeiters quittiert.

§21

Der Gebrauch von Tinten-, Filz- und Kugelschreiber ist untersagt. (Bleistifte stehen leihweise bei der Lesesaalaufsicht zur Verfügung).

§22

Das Schreiben in und auf den Objekten sowie das Berühren des Buchschmucks und die Anfertigung von Pausen (Einbandabreibungen, Wasserzeichen) und das Ablegen von Büchern auf den Materialien sind streng untersagt.

§23

Das gewaltsame Aufbiegen enger Bände und das Einlegen von beschriebenen Zetteln oder anderen Gegenständen ist zu unterlassen.

§24

Die vorgefundene Ordnung von Einzelblättern, auch wenn sie unrichtig sein sollte, darf nicht verändert werden (Hinweise auf Mängel in der Zuschreibung oder Einordnung werden von den Archivmitarbeitern gern entgegengenommen).

§25

Die Erlaubnis zur Einsicht in die Archivalien schließt nicht die Erlaubnis zu deren Veröffentlichung ein. Die Auswertung der Archivalien in Veröffentlichungen sowohl in der Form der Publizierung von Originaltexten als auch in Form des Zitats bedarf der vorherigen Zustimmung des Archivs. Diese muss gesondert durch einen Antrag auf Publikationsgenehmigung eingeholt werden (gesondertes Formular). Genehmigungspflichtig sind Veröffentlichungen in allen Medien, also auch auf elektronischen Datenträgern und in Datennetzen. Bei einem Verstoß gegen diese Bestimmung kann der Benutzer von der weiteren Nutzung des Archivs ausgeschlossen werden. Das Geltendmachen von weiteren Ansprüchen, insbesondere von Schadenersatzansprüchen, bleibt vorbehalten. Bei Archivalien, die unter Urheberrechtsschutz stehen, muss dem Antrag auf Publikationsgenehmigung eine Genehmigung des Berechtigten (des Autors/Urhebers, seiner Rechtsnachfolger oder sonstiger Rechtsnachfolger oder Rechtsinhaber) beigefügt werden. Der Benutzer trägt die Verantwortung dafür, dass diese Rechte beachtet werden und haftet persönlich hierfür.

§26

Der Benutzer verpflichtet sich, von allen Veröffentlichungen und deren späteren Auflagen oder Nachverwertungen, in denen er Material aus den Archivalien des Archivs ausgewertet hat, sogleich nach dem Erscheinen ein Belegexemplar der Europa-Universität Viadrina kostenlos zuzustellen.

§27

In der Veröffentlichung muss die Europa-Universität Viadrina, Frankfurt (Oder), als Besitzer der Archivalien benannt werden.

§28

Für die Bestellung von Reproduktionen ist das ausliegende Formular am Tresen in der Bibliothek zu verwenden.

§29

Mit der Erlaubnis zur Abschrift/Kopie oder Veröffentlichung von Materialien verliert das Archiv nicht das eigene Recht, diese Materialien in allen Formen auszuwerten und anderen Personen eine Auswertung zu gestatten.

§30

Die mechanische Wiedergabe (Fotoabzüge, Xerokopien u.ä.) von Archivalien kann nur in beschränktem Umfang genehmigt werden; damit ist die vollständige Kopierung von umfangreichen Manuskripten oder kompletten Briefreihen ausgeschlossen. Über Ausnahmen, wie bei Editionsvorhaben, wird gesondert entschieden. Kopien sind ausschließlich für den persönlichen Gebrauch bestimmt. Der Benutzer versichert, dass er sie nur für den angegebenen Zweck auswertet und nicht an Dritte weitergibt. Kopien und Fotos werden nur von Mitarbeitern des Archivs/ der Bibliothek hergestellt.

§31

Für spezielle Fälle der Benutzung, wie z. B. Ausstellungen von Archivbeständen sowie die Entleihung dafür; Editionen und Faksimilierungen von Handschriften; Rara, Grafiken und Fotografien; die Herstellung und Vervielfältigung von Fotos und anderen Kopien durch den Benutzer oder im Auftrage des Benutzers zu gewerblichen Zwecken, die Bestellung von Archivbeständen zur Herstellung von Reprintvorlagen gelten besondere Konditionen. In diesen und sonstigen Fällen, die nicht der Benutzungsordnung und den speziellen Benutzungsbedingungen unterliegen, ist jeweils eine besondere Vereinbarung mit dem Archiv erforderlich.

§32

Die speziellen Benutzungsbedingungen für das Karl Dedecius Archiv treten nach dem Tag der Veröffentlichung in den Amtlichen Bekanntmachungen der Universität in Kraft.